Sak, arkiv og møteløsning

Den norske kirkes strategi for 2022-2029 fremhever kirken som «kulturarena og forvalter av kulturarv for alle generasjoner».

Arkiv går rett inn i dette, og kan enkelt beskrives som Den norske kirkes hukommelse; hva gjør vi, hvem er vi og hvor vil vi?

Denne dokumentasjonen skal bevares for ettertiden; strategiene, organiseringen, personalpolitikken, vedtakene, økonomien, etc. Kirken er en viktig kultur- og historiebærer med stor allmenn interesse, både blant medlemmer, ikke-medlemmer, media, forskere og andre.

Med Dnk360 sørger vi for å sikre sporene etter oss på en slik måte at flere generasjoner fremover kan finne tilbake til og lese dokumentasjonen vår.

Dnk360 er Den norske kirkes løsning for saksbehandling, arkivering og møte

En arkivnøkkel er et sett med tallkoder som klassifiserer sakene vi har i arkivet. En slik tallkode blir også kalt "arkivkode" eller "klasse". I et papirarkiv bruker vi arkivnøkkelen som et slags kart – saker som klasseres med samme arkivkode plasseres samlet, slik at vi finner alle saker innenfor en klassifisering på samme sted. Hver enkelt tallkode er laget for å klassifisere de oppgavene og funksjonene de kirkelige enhetene har ansvar for og utfører.

I et elektronisk arkiv i Dnk360, har vi egne felter for arkivkode, og disse brukes blant annet i søk.

Fordi vi i Den norske kirke har noen arkiver på papir og andre elektronisk, har vi en arkivnøkkel for hver – en arkivnøkkel for papirarkiver og en arkivnøkkel for elektroniske arkiver i Dnk360. På denne siden fokuserer vi på arkivnøkkelen for elektronisk arkiv i Dnk360.

Arkivnøkkelen for elektronisk arkiv i Dnk3690 er inndelt i 8 hovedkategorier:

0 - Organisering og administrasjon

1 - Økonomi

2 – Stillinger og personell

3 – Gudstjeneste og kirkelige handlinger

4 - Kirkelig organisasjon

5 – Undervisning og opplæring

6 – Diakoni, samfunn og kultur

7 – Forvaltning av bygg og eiendom

8 - Gravferdsvirksomhet

De 3-sifrede kodene under hver av disse hovedkategoriene er mer spisset og konkrete. Her er noen eksempler:

Hvis du skal arbeide med andakter hos et sykehjem; da hører saken til i kategori 3.
I denne kategorien finner du bla. klasse 360 - Forvaltning av Ord og sakrament – overordnet.
Denne klassen har en hjelpetekst som sier at den gjelder «Soknebud, Andakter, Institusjonsbesøk».

Skal du søke biskopen eller Riksantikvaren om godkjenning av et tiltak i en kirke? Da hører saken til i kategori 7.
I denne klassen finner du klasse 710 - Forvaltning av kirker og andre bygninger til kirkelig bruk - overordnet.
Denne klassen har en hjelpetekst som sier at den gjelder «Kirker. Kapell. Menighetshus. Bedehus. Reguleringsplaner. Vedlikeholdsplaner. Tegninger. Byggesaksmapper. Endring av interiør som skal godkjennes av biskopen».

Hver tallkode i arkivnøkkelen har en regel knytte til seg som sier om dokumentasjon kassert med denne kode skal bevares for ettertiden eller om dokumentasjonen kan kastes.

For mer informasjon om dette – se også Bevaring og kassasjon

Nedenfor finner du lenker til e-læringskurs om bruk av Dnk360. I disse kursene er det brukt eksempler tilpasset bispedømmerådene og Kirkerådet, men vi håper de likevel kan være til nytte for deg som hører til i et kirkelig fellesråd.

Egne kurs tilpasset fellesrådene er under produksjon, og disse vil bli publisert på denne siden etter hvert som de blir ferdigstilt.

Gi gjerne en tilbakemelding til oss om disse kursene er nyttig for deg eller kom med forslag om forbedringer eller kurs innen andre temaer. Da kan du sende epost til be898@kirken.no. 

Arkivere e-post

Håndtering av dokumenter

Fordeling av dokumenter

Motta dokumenter til gjennomgang eller godkjenning

Sende dokumenter til gjennomgang eller godkjenning

Skjerme saker og dokumenter

Søke og finne fram i arkivet

Produsere saksframlegg til behandling i råd og utvalg

Stedfortreder ved fravær

For deg som har rolle som utvalgssekretær i Dnk360 og som jobber med råd/utvalg og rådsmedlemmer - du finner e-læringskurs via disse lenkene:

Opprette nytt råd eller utvalg

Avslutte et råd eller et utvalg

Registrere medlemmer til et råd eller utvalg

For deg som har rolle som dagsordenansvarlig og skal publisere møter i First Agenda - du finner e-læringskurs via denne lenken:

Publisere møtedokumenter i First Agenda

Kurs under utarbeidelse:
First Agenda - lese møtedokumenter

Når du trenger hjelp med Dnk360, ta kontakt:

Kirkepartner Servicedesk på servicedesk@kirkepartner.no eller tlf 21 06 07 08.

Du kan også kontakte en av arkivarene hos Seksjon for arkiv hos Kirkerådet.

Se fanen Opplæring for korte videoer/kurs.

Tilgang

Dersom ditt fellesråd benytter Dnk360, og kirkevergen har gitt deg tilgang, finner du Dnk360 via et sidepanel i Outlook.

Ønsker du å ta i bruk Dnk360? Ta kontakt med Kristoffer Nerbøvik hos Kirkepartner på kn787@kirkepartner.no.

Kontakt

Produkteier har daglig oppfølgingsansvar for løsningen. Har du innspill eller ønsker om forbedringer? Ta kontakt med produkteier - se kontaktinformasjon nederst på denne siden.

Om First Agenda Prepare
First Agenda Prepare er en portal hvor rådsmedlemmer og utvalgsmedlemmer leser sine møtepapirer som del av sin møteforberedelse. Løsningen benyttes til ulike møtetyper, alt fra møter i utvalg med 5 medlemmer og selveste Kirkemøtet med sine 120 delegater.

Selve møtedokumentene opprettes i Dnk360. Når de er ferdigstilt der overføres de til First Agenda Prepare slik at rådsmedlemmene kan lese dem der.

Sikker pålogging
Rådsmedlemmene logger seg inn i First Agenda Prepare med brukerID + passord + kode fra Microsoft Authenticator. Denne sikre påloggingen gjør at også møtepapier som inneholder opplysninger unntatt offentlighet kan publiseres i First Agenda Prepare, eks. tilsettinger.

Det er også enkel funksjonalitet i First Agenda Prepare for å kunne stenge lesetilgang til enkeltsaker i et møte, for eksempel når ett eller flere av rådsmedlemmene er vurdert å være inhabil.

Om First Agenda Live
First Agenda Live er en tilleggsmodul til First Agenda Prepare. Modulen benyttes til gjennomføring av større møter, for eksempel Kirkemøtet og Ungdommens Kirkemøte. I First Agenda Live kan rådsmedlemmene melde seg på talelisten, sende vedtaksforslag til sekretariatet og gi sin stemme under voteringen. I tillegg til dette viser First Agenda Live hvem som er neste taler, hvor mye taletid som gjenstår, forslag som blir sendt inn, hvem som har stemt hva og annen informasjon underveis i møtet.

Kostnad
Tilgang til First Agenda Prepare og First Agenda Live gir et tillegg til prisen for Dnk360.