Ta i bruk Kirkens lokale skrivebord

Kirkens lokale skrivebord (KLS) er en felles arbeidsflate for kirkens ansatte. Fra en pc med Kirkens lokale skrivebord får du enkel tilgang til flere av kirkens digitale fellesløsninger, uten ny pålogging. Kirkens lokale skrivebord leveres av Kirkepartner.  

Her beskrives overgangen til KLS steg for steg slik at planleggingen blir enklere.

Fellesrådet starter med å ta kontakt med Kirkepartner på kunde@kirkepartner.no, eller telefon +47 21 06 07 08.

For å kunne hjelpe deg, vil Kirkepartner trenge litt informasjon om nåsituasjonen i fellesrådet. Nåsituasjonen har betydning for hvordan overgangen til Kirkens lokale skrivebord legges opp, både økonomisk og praktisk. Tenker du gjennom spørsmålene i forkant, bidrar du til at dere kan legge mest mulig realistiske og forutsigbare planer for overgangen. 

Dette er noe av det du kan tenke gjennom/forberede før du kontakter Kirkepartner: 

Hvem skal være kontaktperson for fellesrådet? 

Kontaktpersonen bør kunne sette av tid til å følge prosjektet i dialog med Kirkepartner. Har fellesrådet en egen IT-ressurs, kan det være praktisk, men ikke nødvendig. Prosjektoppfølging er det viktigste: Å kunne sørge for fremdrift ved å gjøre nødvendige avklaringer underveis.   

Hvilken IT-leverandør og nettverksleverandør benytter dere i dag? 

For at Kirkepartner skal kunne levere Kirkens lokale skrivebord må pc-ene kobles til et nettverk. Kirkepartner må kontakte fellesrådets nettverksleverandør for å kartlegge hvordan det er satt opp. Er det utfordringer med det nettverket fellesrådet bruker i dag, kan Kirkepartner levere nettverk. Dette er imidlertid sjelden nødvendig. 

Eier fellesrådet pc-ene medarbeiderne bruker i arbeidshverdagen?  

Ved bruk av Kirkens lokale skrivebord (KLS) overføres administrasjonen av pc-ene til Kirkepartner. Dersom fellesrådet ikke selv eier dem, vil dette måtte avklares med eier før pc-ene kan få KLS.  

Oppfyller pc-ene de tekniske kravene og funksjonelle behov?  

Hvis fellesrådets pc-er er eldre enn 4-5 år, eller ikke oppfyller de tekniske kravene, kan det bli nødvendig å anskaffe nye.  

Kirkens lokale skrivebord krever en personlig pc, som medarbeidere må ta med seg dersom de arbeider på ulike steder. Bærbare pc-er bør tilpasses den enkeltes arbeidssituasjon og behov. For eksempel vil unødvendig store og tunge pc-er kunne oppleves klønete i arbeidshverdagen.  

Når ønsker fellesrådet å komme over til Kirkens lokale skrivebord?  

Sett en dato for overgangen. Den kan bli senere enn dere setter opp innledningsvis, avhengig av de neste stegene i prosessen. Det er likevel viktig å gi Kirkepartner et bilde av hva  dere ser for dere. 

Neste steg er at fellesrådet gjennomfører er mer grundig kartlegging av dagens pc-er og maskinvare, og av tilgang til andre lokale programmer og systemer dere bruker i dag (for eksempel regnskap og sak-/arkivsystem). Kirkepartner veileder fellesrådet i kartleggingen, og fellesrådets kontaktperson får grundig oppfølging i denne fasen.  

Ved behov for nye pc-er må fellesrådet selv bestille dette, for eksempel via felles innkjøpsløsning.  

Basert på behovene dere avdekker i denne fasen, vil dere få et pristilbud på de løsningene Kirkepartner leverer.  

Dere er klare for neste steg når fellesrådet har:  

• en plan for innkjøp av pc-er, der dette er aktuelt 
• en plan for oppsett av nettverk og skrivere, der dette er aktuelt 
• en plan for lokale systemer som mangler skyløsning, der dette er aktuelt 
• akseptert pristilbudet fra Kirkepartner  

Alle kirkens enheter som skal kjøpe tjenester må eie en aksje i Kirkepartner AS. Aksjekjøpet gjøres i forkant av avtaleinngåelsen. Her kan du lese om aksjekjøp i Kirkepartner. 

Når dere har kartlagt nåsituasjon og behov i fellesrådet, kan dere inngå en kjøpsavtale med Kirkepartner om overgang til Kirkens lokale skrivebord. 

Om kjøpsavtalen

Kjøpsavtalen du inngår med Kirkepartner bygger på samarbeidsavtalen og systemavtalen for Kirkens lokale skrivebord (for å lese disse må du logge deg på intranett med kirken.no-brukeren din). Samarbeidsavtalen mellom Kirkepartner og Kirkerådet beskriver felles krav til brukerstøtte, servicenivå, ytelser, timesatser og sanksjoner som legges til grunn i den enkelte systemavtale. Den inneholder også en databehandleravtale, som Kirkerådet har inngått på vegne av fellesrådene, i henhold til Tilslutningsavtalen for personvern og informasjonssikkerhet. Systemavtalen beskriver hva produktet Kirkens lokale skrivebord inneholder. Du finner avtalene på kirkens intranett.  

Innhold i kjøpsavtalen

Kjøpsavtalen inngås med Kirkepartner. Avtalen beskriver:  

• Antall lisenser 
• Eventuelle tilleggsprodukter 
• Tidspunkt for migrering 
• Hvis dere finner ut at det er behov for flere tjenester senere i prosessen, kan dette enkelt legges til senere. Antall lisenser endrer dere selv, etter behov, i selvbetjeningsløsningen ID-web.  

Rabattordning

Alle fellesråd som inngår avtale om overgang til Kirkens lokale skrivebord, vil få en rabatt på 50% per bruker de første 12 månedene. Midlene blir overført av Kirkerådet uten ytterligere søknad. Les mer om rabattordningen.   

Ved avtaleinngåelse får fellesrådet en dedikert prosjektleder hos Kirkepartner. Prosjektleder legger en detaljert plan for overgangen sammen med fellesrådet.  

I denne fasen avdekker dere kanskje sammen at det er behov for å justere avtalen noe, for eksempel antall brukere eller nye pc-er.  

Det finnes en egen veileder for overgang til Teams for alle fellesråd som skal over på KLS. Veilederen gir viktig informasjon til ledere om opprettelse av Teams-rom og hva du bør tenke på før fellesrådets filer flyttes over fra tidligere fillagringsområde. 

Overgangen til Kirkens lokale skrivebord forandrer arbeidshverdagen. Derfor er det avgjørende å forberede medarbeiderne i fellesrådet. Du kan gjerne dele denne korte videosnutten med dem - den gir en innføring i hva Kirkens lokale skrivebord er.

Det er viktig å sette av tid til videre opplæring for ansatte og ledere. Grunnleggende opplæring er fritt tilgjengelig i læringsplattformen. 

Selve overgangen til KLS vil bestå av noen eller alle punktene nedenfor. Hvilke punkter som gjelder for ditt fellesråd, vil avhenge av hva som har kommet frem i kartleggingsfasene om ditt fellesråds nåsituasjon - løsninger, leverandør og behov.  

• Opprette brukerkontoer (dette gjelder kun nye brukere) 
• Oppsett og konfigurering av nye linjer og nytt nettverk hos fellesrådets lokaler 
• Overføring og oppsett av printer 
• Reinstallere og innrullere pc-er til KLS
• Flytte filer fra felleskatalog/SharePoint over til kirkens Teams 
• Flytte filer fra hjemmekatalog/OneDrive over til kirkens OneDrive 
• Flytte e-poster over til kirkens nye e-postkonto 
• Oppsett av kirkelige fagsystemer 

Når fellesrådet tar i bruk KLS, vil Teams være lagringsstedet for felles filer. På denne ressursbanksiden har Kirkerådet tilgjengeliggjort råd og opplæring i hvordan dere kan få en god struktur i Teams, og jobbe effektivt sammen i dette verktøyet. Når ditt fellesråd får tilgang til læringsplattformen, finner du alle kursene der. Da kan du som leder lettere følge opp dine medarbeideres bruk av kursene.   

Vi anbefaler at dere setter av tid til å ta noen av disse kursene i fellesskap, slik at medarbeidere kan prøve seg frem, utveksle erfaringer og bli enige om hvordan dere vil bruke samhandlingsløsningene.  

Et godt tips er at dedikerte personer i fellesrådet deltar i superbrukernettverk med andre enheter som er på Kirkens lokale skrivebord. Kirkerådet tilrettelegger for slike digitale nettverk, og deler råd og tips om oppdateringer og beste praksis. Sammen kan vi skape nye arbeidsvaner og gjøre det enklere å samhandle på tvers av kirkens enheter. 

Det er også mulig å bestille opplæringspakker direkte av Kirkepartner, som hjelper medarbeiderne i fellesrådet med å ta i bruk nye kirkelige samhandlingsverktøy.