Kirkevalg: Personvern

I forbindelse med kirkevalget og nominasjon er det mange som lurer på hvordan man kan finne opplysninger om medlemmer i kirken. KirkevalgAdmin (Den norske kirkes valgadministrative system) vil bli tilgjengelig i april 2027. Før det er det Den norske kirkes medlemsregister som eventuelt må brukes for å søke opp enkeltpersoner og grupper.

Her vil du finne prinsipielle svar på ulike spørsmål i forbindelse med dette.

Kan man gi ut manntallslister til menighetsråd, nominasjonskomité eller andre i arbeidet med å skaffe kandidater til valg?

Det kan være mulig. Kirkevergen må vurdere, basert på informasjonen under.

Kirkelig fellesråd er lokal behandlingsansvarlig for opplysninger i medlemsregisteret som registreres for alle sokn i det aktuelle fellesrådsområdet. Som behandlingsansvarlig bestemmer kirkevergen hvem som kan bruke registeret. Tilsatte som er underordnet kirkevergen, vil få tildelt konkrete brukerroller i registeret med de tilganger de trenger for å kunne utføre sitt arbeid. I tillegg til personvernloven vil forvaltningslovens generelle bestemmelser om taushetsplikt gjelde for håndtering av opplysninger ved de ulike registreringsoppgavene, jf. kirkeordningen § 42 første ledd.

Dersom (lokal) behandlingsansvarlig ønsker å gi tilgang til medlemsopplysninger til personer som ikke er tilsatt, for eksempel representanter for et menighetsråd, kan en slik tilgang gis i medhold av personvernforordningen (pvf. også kalt GDPR) pvf. art. 9 nr. 2 bokstav d og art. 6 nr.1 f. Forutsetningen er at kun de opplysninger vedkommende trenger for å utføre oppgaver knyttet  

kirkevalget blir behandlet, og at man har tilstrekkelige tiltak for å beskytte opplysningene. Slike tiltak kan være opplæring, rutiner for innsamling/destruering, logg for utlevering og tilbakelevering av navnelister, at den som får opplysningene må undertegne en erklæring om å ha fått informasjon om taushetsplikt og personvern.

Tilgang kan gis i form av papirlister eller lesing på skjerm. Enten kan vedkommende selv benytte registeret, eller så kan en tilsatt hjelpe til med å finne svar på det menighetsrådet. Det anbefales at man viser varsomhet ved håndtering av opplysninger og så langt det er mulig unngår at det utarbeides papir-oversikter eller excel-ark med mange personopplysninger. Hvis det lages papir- eller excel-lister må man sørge for sikker oppbevaring og makulering/sletting når formålet med behandlingen (altså med listen) er oppfylt.

Kirkerådet legger til grunn at det er anledning til å gi opplysning om valgbare medlemmer til nominasjonskomité og på visse vilkår representanter fra eventuelle nomineringsgrupper (se punkt 2 i punktliste nedenfor). For å minske risikoen for ulovlig spredning av opplysninger, anbefaler Kirkerådet at gruppen setter opp personer de ønsker å få opplysninger om, og deretter få hjelp av en med tilgang til medlemsregisteret til å sjekke at personene er medlem og dermed valgbare.

Det kan være anledning til å gi opplysninger i form av lister over alle valgbare medlemmer for eksempel i et sokn, men i så fall må man sørge for at:

• Listen bare inneholder de personopplysningene som er nødvendige for formålet.
• Listen ikke utleveres til personer utenfor “organet” Den norske kirke, jf. pvf. art. 9 nr. 2 bokstav d. Etter Kirkerådets tolkning dekker dette nominasjonskomiteen, men det er ikke åpenbart om det gjelder enhver nomineringsgruppe. Kirkerådet legger likevel til grunn at en representant fra en nomineringsgruppe som er medlem av Den norske kirke i denne sammenheng vil være å anse som en del av «organet» i personvern-forordningens forstand.
• Listen destrueres når man er ferdig med å bruke den til det aktuelle valget.
• Den som leverer ut listen må forsikre seg om at den som får den vet hvordan den kan behandles.

Informasjon fra medlemsregisteret innebærer opplysning om religion. Det er en særlig kategori av person-opplysninger, som bare kan behandles på bestemte vilkår etter personvernlovgivningen.

Medlemsregisteret skal gjøres tilgjengelig for Kirkerådet, biskopene og bispedømmerådene, de kirkelige fellesråd, menighetsråd og prester i Den norske kirke. Det er kun personer med tjenstlig behov som skal ha tilgang til opplysninger i medlemsregisteret, jf. forskrift 14. november 2021 nr. 3326 om Den norske kirkes medlemsregister § 7.

Hvordan får man tilgang til opplysninger om valgbare personer i soknet?

I Den norske kirkes medlemsregister kan man søke opp enkeltpersoner eller grupper og eventuelt ta ut lister.